Die Zeitersparnis durch Labelwin ist einer der größten Gewinne

Kundeninterview: Kempinger GmbH

Interview mit Teamleiter Marcel Sturm

Herr Sturm, Sie sind vor gut einem Jahr zu Labelwin gewechselt. Was waren die wesentlichen Gründe für diesen Wechsel?

Wir wollten praktisch noch besser und effektiver werden und – auch gerade im Hinblick auf die Zukunft – schien uns Labelwin sehr vielversprechend.

Ein Projekt für die Zukunft ist zum Beispiel der mobile Monteur. Das spielte bei der Entscheidung auch eine große Rolle. Wir haben es zwar noch nicht umgesetzt, ist aber in Planung. Was wir bei Label gesehen haben, war sehr schlüssig und übersichtlich.

Ein anderer Grund, eher interner Natur, war, dass wir uns mit der alten Software irgendwie festgefahren hatten. Unser Tagesgeschäft haben wir abgearbeitet, den gesamten Funktionsumfang aber nicht genutzt. Es ist immer schwierig in einer bestehenden Software neue Schritte zu machen und deshalb haben wir überlegt mit etwas ganz Neuem zu beginnen.

Wie sind Sie auf Labelwin aufmerksam geworden?

Ein neuer Kollege kam in unsere Firma und hat uns von dem Programm berichtet. Zwar kannten wir schon den Namen, da Label ja auch bei Messen vertreten ist, aber die Erfahrungen eines Kollegen zu hören, ist immer glaubwürdiger.
Die Entscheidung ist dann natürlich nicht nur basierend auf seinen Erfahrungen getroffen worden, sondern auch durch die Gespräche mit Herrn Gobernatz, dem Label Vertriebspartner, der dann bei uns vor Ort war.

Wir springen ins Jahr 2012 – wie ist die Umstellung gelaufen?

Die Umstellung ist echt gut gelaufen. Das lag sicher auch daran, dass wir Stück für Stück umgestellt haben. Wir haben hier verschiedene Teams, die alle unterschiedliche Nummernkreise für die Rechnungen haben. Damit war es meinem Team möglich separat umzustellen. Sprich, mein Team hatte die Software schon auf dem Rechner, hat bereits damit gearbeitet und wusste natürlich dann schon das ein- oder andere, während andere Schreibtische das Programm dann erst später bekommen haben. So konnten wir uns untereinander gut helfen. Wir konnten schon Formulare anfertigen oder andere Vorarbeiten leisten, die das Geschäft ansonsten ausgebremst hätten, wären alle zum gleichen Zeitpunkt umgestiegen. Im Januar war es dann relativ einfach die anderen auch noch umzustellen.

Was ist mit den alten Daten passiert? Konnten Sie alles übernehmen?

Wir haben nur die Adressdaten übernommen. Wir haben auch gar nicht versucht Rechnungen oder Dokumente zu übernehmen. Da die vorige Software die Daten anders ausgelesen hat, war eine Übernahme nur bedingt möglich.

Wie lange hat es etwa gedauert, bis Sie zeitlich gesehen für das Tagesgeschäft wieder auf dem gleichen Stand waren wir vor der Umstellung?

Grundsätzlich ist Labelwin ja recht unkompliziert zu bedienen, sodass eine Einarbeitung schon recht fix geht. Ungefähr drei Monate haben wir gebraucht. Zunächst sträubt man sich ja mit dem neuen Programm zu arbeiten, weil man die Tricks und Kniffe nicht kennt und jeder Schritt ewig lange dauert. Man muss sich eben erst einfinden. Drei Monate sind durchaus eine realistische Zeit, die man sich auch dafür schon nehmen sollte.

Wie hat sich die Organisation in Ihrem Unternehmen verändert?

Für uns als Unternehmen hat die Organisation der Wartung eine große Rolle gespielt. Mit knapp 90% Umsatz im Kundendienst, muss vor allem dieser Bereich gut strukturiert sein. Da wir vorher mit einer Excel Tabelle gearbeitet haben, war manchmal nicht ganz klar, wo bereits die Wartung durchgeführt wurde und wo nicht.

Gerade dieser Bereich der Wartung ist jetzt einen ganzen Schritt nach vorne gesprungen, weil Daten jetzt verfügbar sind. Wenn der Kunde anruft, dann kann man sofort auf die gesamte Agenda zugreifen und das ist natürlich für die Organisation der einzelnen Termine unheimlich wichtig. Man kann die Zeiten besser abschätzen, man weiß, welches Material man zusätzlich mitbringen muss oder, oder, oder.

Was natürlich auch ein großer Vorteil ist, ist die Rückverfolgung der Kundendienstaufträge, die wir so vorher auch nicht kannten. Wir hatten zwar einen Terminplaner, mit dem wir die Termine gemacht haben, aber es war im Grunde genommen nur anhand der Rechnungen irgendwie möglich irgendwas zurückzuverfolgen. Wir mussten also Rechnungen raussuchen. Bei Label haben wir jetzt den Terminplaner, in dem man Dank der

Kundendienstauftragsnummern alles genau zurückverfolgen kann. Ich glaube im Jahr haben wir zwischen 15.000 und 20.000 Kundendienstaufträge. Da sammelt sich dann natürlich schon eine Menge an. Gerade in dem Terminkalender. Die ganzen Sachen, die Materiallisten, die dort hinterlegt werden, da kommt schon wirklich viel zusammen. Um diese Fülle an Daten zu verarbeiten, braucht es schon eine leistungsfähige Software. Und Label bearbeitet Anfragen wirklich ziemlich schnell. Das heißt, auch die Zeitersparnis trägt zur Verbesserung der Organisation bei. Man hält sich nicht mehr so lange mit kleinen Dingen auf, sondern kann sich auf die Wichtigen konzentrieren.

Die Auswertung der Aufträge, die war in der alten Software auch ein bisschen komplizierter. Wir nutzen diese Auswertungsmöglichkeiten zwar noch nicht in vollem Umfang, aber es ist eben eine ganz andere Auswertung.

Bleiben wir doch gleich bei den positiven Aspekten: Was gefällt Ihnen besonders gut bei Label? Und vielleicht auch mit welchen Modulen Sie gerne arbeiten und warum?

Also mir persönlich gefällt es unheimlich gut, dass man für jeden Benutzer individuelle Einstellungsmöglichkeiten vornehmen kann. Dadurch hat wirklich jeder Benutzer die Möglichkeit seinen individuellen, auf seinen Arbeitsprozess abgestimmten, Arbeitsbereich einzustellen. Jeder nutzt den Kalender ja ein bisschen anders: der eine für die Wartung, der andere für Reparaturaufträge, der nächste für Großbaustellen. Das kann man mit Label sehr gut umsetzen. Und zwar nicht nur für den Kalender, sondern auch für Formulare und andere Dinge. Das ist also eine Sache, die mir persönlich sehr gut gefällt.

Zudem gefallen mir auch die regelmäßigen Updates. Man merkt, dass an dem Programm ständig gearbeitet wird und nicht nur einmal im Jahr ein Update kommt, indem dann vielleicht die zehn wichtigsten Sachen gemacht werden. Stattdessen wird ständig neu programmiert oder umprogrammiert. Da hat man das Gefühl, dass sehr viel Zeit investiert wird und auch auf die Wünsche der Kunden eingegangen wird.

Was insgesamt sehr gut ist, ist die Kurzauswertung, wenn man beispielsweise Angebote schreibt. Es ist eine schöne Sache, dass man da immer eine Übersicht über die Materialkosten und die Deckungsbeiträge hat.

Die Möglichkeit der Datenauswertung ist bei Label auch ziemlich gut. Label ist da grundsätzlich sehr detailliert, man hat viele Möglichkeiten selber Einstellungen vorzunehmen und das System auf unsere Bedürfnisse anzupassen.

Wie zufrieden sind Sie mit der Label Hotline?

Die Mitarbeiter der Hotline sind super nett, sehr freundlich, sehr hilfsbereit und melden sich auch zurück, wenn wir Probleme haben. Wir merken auch, dass sie bemüht sind eine Lösung für das Problem zu finden. Sicherlich gibt es manchmal Sachen, die können nicht umprogrammiert werden – oder jedenfalls nicht so, wie wir es bräuchten. Das ist auch verständlich. Schön ist, dass es meistens eine Begründung gibt und man wird nicht einfach abgetan wird mit „das geht nicht“. Oder, im besseren Fall, erfährt man, dass daran gearbeitet wird. Das gefällt mir auch sehr gut.

Wenn Sie Label eine Gesamtnote geben müssten?

Labelwin bewegt sich im sehr guten Zweierbereich. Es gibt immer Sachen, die verbessert oder vereinfacht werden können. aber insgesamt bin ich sehr zufrieden.