Kundeninterview: Distelmaier GmbH
Interview mit Prokuristin Julia Binroth
Julia Binroth ist im Jahr 2000 in das Hamburger Unternehmen Distelmaier GmbH eingestiegen und kümmert sich als Prokuristin um die kaufmännischen Angelegenheiten. Ihr Mann, der 1998 den Betrieb gekauft hat, ist für die technischen Aufgaben zuständig. Die Firma erledigt Bad-, Heizungs- und Dacharbeiten. Seit Frühjahr 2006 arbeitet die Distelmaier GmbH mit der Software Labelwin.
Label Software: Frau Binroth, warum haben Sie sich damals für Labelwin entschieden?
Julia Binroth: Wir haben uns für Labelwin entschieden, weil uns die Transparenz, die Flexibilität und die Vielseitigkeit des Programms beeindruckt haben. Die Software, mit der wir zuvor gearbeitet haben, konnte unsere Bedürfnisse nicht mehr abdecken. Wir haben uns ein bisschen bei Kollegen umgehört und recherchiert. Wer sich in der Branche auskennt, weiß ja, welche Programme es auf dem Markt gibt.
Label Software: Was sprach dann am Ende für uns?
In erster Linie das Preis-Leistungsverhältnis. Die Mitbewerber hatten einen ähnlichen Leistungsumfang, lagen dabei aber preislich weit, weit über dem, was uns Labelwin gekostet hat.
Label Software: Wenn man vorher bereits mit einer anderen Software gearbeitet hat, dann weiß man meistens, was man nicht will oder was man will. Was war für Sie und Ihren Betrieb besonders wichtig?
Die Transparenz des Systems – vor allem, was die Objektabwicklung angeht. Wir sind ganz, ganz viel gewerblich, also für Hausverwaltungen, tätig. Wir haben Straßen und Objekte zu verwalten und müssen einfach den Überblick behalten. Das können wir mit Labelwin gut umsetzen, weil das Programm bereits beim Anlegen einer Adresse die Möglichkeit bietet, zwischen Objektadresse und Rechnungsadresse zu unterscheiden.
Manchmal rufen die Verwaltungen bei uns an, um sich Informationen einzuholen. Wenn sie beispielsweise wissen wollen, wo was gelaufen ist. Oder wann der Rohrbruch in Objekt XY gewesen ist. Mit Labelwin finden wir so schnell die entsprechenden Daten, dass wir Fragen am Telefon immer umgehend beantworten können.
Label Software: Wie ist die Umstellung damals gelaufen? Können Sie sich daran noch erinnern?
Die Umstellung lief relativ unkompliziert. Wir haben die erste Zeit noch in beiden Programmen gearbeitet, also begonnene Projekte in der alten Software beendet und neue bereits in Labelwin angefangen. Den Adressstamm konnten wir komplett übernehmen.
Label Software: Würden Sie sagen, dass Labelwin aus heutiger Sicht ein Gewinn für Ihr Unternehmen ist?
Ja, doch, auf alle Fälle. Wir haben auch Jahr um Jahr den Umfang vergrößert und neue Module ergänzt. Erst jetzt vor kurzem haben wir uns mobile offer gekauft. Das erste Feedback dazu von unserem jungen und auch von dem Altmeister war ganz positiv.
Label Software: Bearbeiten Sie eher Kundendienstaufträge oder Projekte?
Beides. Wobei wir schon sehr kleinteilig sind. Ich würde sagen, 60 Prozent sind Kundendienstaufträge und 40 Prozent Projekte.
Label Software: Mit welchen Modulen arbeiten Sie tagtäglich?
Also meine Schwerpunkte liegen im Modul „Kundendienst“, in der „Fibu-Erfassung“, mit dem Adressmodul arbeite ich viel und in die „Projektverwaltung“ gucke ich ab und zu. Eigentlich arbeite ich mit dem Gesamtpaket. Das Schöne an Labelwin ist ja, dass alles miteinander verzahnt ist. Ich komme von einem Modul ins nächste, kann mir für eine Anwendung Daten aus einer anderen holen und so weiter. Das Ineinandergreifen der Module ist echt top.
Im Alltag bewegt man sich dann natürlich auch zwischen nahezu allen Modulen.
Label Software: Hat sich seit der Einführung von Labelwin etwas an ihren Abläufen oder ihrem Zeitmanagement geändert?
Die ganzen betrieblichen Abläufe sind schneller und durchgängiger geworden. Ich fasse etwas an und schließe den Vorgang meistens auch ab. Es sei denn, es wird noch auf Antwort des Kunden gewartet oder so.
Die Zeiterfassung unserer Mitarbeiter lief vorher in einem externen Programm. Seit wir mit Labelwin arbeiten, nutzen wir natürlich die Zeiterfassung von Label. Das Schöne ist, dass die Zeiten an mehreren Stellen einzusehen sind: im Modul selbst natürlich, aber eben auch im Projekt oder dem Kundendienstauftrag. Das ist wieder diese logische Verzahnung, die es einfach macht von einer Anwendung in die nächste zu kommen. Man hat einfach insgesamt mehr Zeit für andere Dinge.
Label Software: Wie ist es denn mit der Kommunikation? Sie haben gesagt, ein wichtiger Punkt wäre vor allem die Transparenz von Labelwin gewesen. Hat das auch Einfluss auf die Kommunikation unter Ihnen im Büro oder unter den Monteuren?
Also die Monteure sind besser informiert, wenn sie einen Auftrag erledigen oder zu einem Objekt fahren. Der gesamte Hergang der bis dato gelaufen ist, also alle Leistungen, die bisher erbracht worden sind an diesem Objekt, werden auf den Arbeitsaufträgen mit gedruckt. Die wissen also immer was das letzte Mal dort gewesen ist, als zum Beispiel der Kollege vor Ort war. Insofern ist das sicherlich eine sehr positive Informationsstreuung, die durch die EDV ermöglicht wird.
Bei uns im Büro ist mir allerdings keine Veränderung in der Kommunikation aufgefallen. Allerdings haben wir auch nicht so eine strikte Aufgabentrennung, die mit viel Kommunikation abgesprochen werden müsste. Wenn eine Mitarbeiterin krank wird oder in den Urlaub geht, dann mache ich ihre Aufgaben einfach weiter. Da ist wenig Übergabe notwendig. Die Meister, die müssen ihre Projekte sicherlich übergeben, wenn sie in den Urlaub gehen. Aber da wird einmal alles besprochen und alle anderen Informationen liegen im Projekt. So sollte es im besten Fall ja sein, dass alles dokumentiert wird, sodass im Prinzip jeder in der Lage ist, sich in das Projekt einzuarbeiten.
Label Software: Uns ist es immer besonders wichtig, dass mit der Einführung unserer Software auch die Arbeitsabläufe durchdacht und eventuell neu strukturiert werden, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Haben Sie mit der Einführung von Labelwin strukturelle Veränderungen im Unternehmen vorgenommen?
Ja, haben wir. Von der ablauforganisatorischen Seite habe ich alles einmal komplett über den Haufen geworfen und eine neue Struktur ins Unternehmen gebracht. Mit Labelwin beginnt eine neue Zeitrechnung. Mein Mann hatte den Betrieb 1998 gekauft. Ich bin aber erst 2000 mit eingestiegen. Vorgefunden habe ich einen Haufen alter Strukturen, die erstmal Zug um Zug aufgebrochen, bzw. aufgearbeitet werden mussten. Und mit der EDV-Umstellung 2005 war dann so der letzte, entscheidende Schritt gemacht.
Label Software: Können Sie sich noch erinnern, was genau Sie verändert haben?
Also als ich anfing, wurden die Aufträge beispielsweise auf einem DIN A5-Zettel per Hand erfasst. Und es wurde noch mit einem Karteikastensystem gearbeitet, in dem jeder Kunde eine Karteikarte hatte. Anschließend wurden diese händisch angefertigten Arbeitsaufträge der entsprechenden Karteikarte zugeordnet.
Wenn man erstmal beginnt, mit einer professionellen EDV zu arbeiten und alle Aufträge dort anlegt, die Zeitwirtschaft einführt usw., das ist wie eine neue Welt. Die vorherige Software war nur ein kleiner Zwischenschritt. Das Programm war eher eine Schreibmaschine. Wir hatten vielleicht noch ein paar Preise von Großhändlern, die über Datanorm auch schon eingespielt worden sind und es wurde zur Angebotserstellung benutzt, aber mehr haben wir tatsächlich nicht damit gemacht. Angebote geschrieben, Rechnungen geschrieben und Adressen verwaltet – das war’s.
Bei Labelwin machen wir viel mehr. Geschätzt, würde ich sagen, nutzen wir 75-80% des Programmumfangs.
Label Software: Wie bewerten Sie die Bedienbarkeit von Labelwin?
Da fragen Sie jetzt einen Menschen, der sowas immer ganz, ganz schnell versteht. Ich habe gerade aber auch eine neue Mitarbeiterin eingearbeitet, die hat das eigentlich auch sehr schnell verstanden. Wenn man Sinn entnehmend liest, ist dieses Programm, so denke ich, auch ohne Schulungsmaßnahmen autodidaktisch zu erlernen.
Label Software: Haben Sie an Schulungen damals teilgenommen? Oder tun Sie es noch?
Wir hatten ein oder zwei Einführungstage, wenn ich mich richtig erinnere. Alles andere haben wir uns aber selbst beigebracht. Man muss so ein Programm ja auch leben. Ich bin gar nicht so ein Freund von umfangreichen Schulungen, weil man im Alltag das meiste wieder vergessen hat. Insofern ist eine Wissenserweiterung in Salamischeiben vielleicht gar nicht der schlechteste Weg, um so ein Programm langsam kennenzulernen, aufzubauen und dann irgendwann umfangreich zu nutzen.
Label Software: Wenn Sie doch mal Fragen haben, wenden Sie sich dann eher an Ihren Vertriebspartner, den Michael Seifert, oder nehmen Sie Kontakt zur Hotline auf?
Wir rufen die Hotline an. Die Unterstützung da ist gut. Die Mitarbeiter können uns immer weiterhelfen, die machen das wirklich toll.